Depuis le 25 mai 2018, une nouvelle règlementation en matière de gestion des données personnelles s’applique dans les entreprises.

Toute entreprise qui traite des données personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse physique ou courriel…) doit élaborer obligatoirement un rapport sur la mise en place d’une politique de protection des données avec documents justificatifs à l’appui en cas de contrôle.

Dans les conditions prévues par la Règlementation, chacun dispose d’un droit d’accès de rectification et d’opposition, ainsi qu’un droit de portabilité, d’effacement et de limitation. Une personne doit être désignée responsable du traitement des données et ses coordonnées doivent être accessibles pour permettre à chacun d’exiger la rectification, la mise à jour, l’opposition, ou l’effacement des données qui pourraient s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

Ces droits peuvent être exercés auprès de VIMATHERM, service RH et Administratif, Mme CADORET Béatrice, Rue Gutenberg – ZI Les Carreaux – 77440 Lizy sur Ourcq par courrier postal.

Nous vous informons qu’il est cependant de notre droit, de nous opposer aux demandes manifestement abusives, et sans preuve de l’identité du demandeur.

Quelles données utilisons-nous?
Nous collectons et utilisons uniquement des données personnelles qui nous sont nécessaires à l’exécution de notre activité et de nos contrats :

- l’établissement des commandes fournisseurs et celles de nos clients, des contrats, des missions sans quoi nous ne serions pas en mesure de les exécuter.
- données d’identification et de contact des chargés d’affaires, clients, et de leurs services…
- données d’identification et de contact des fournisseurs, prestataires et sous‐traitants et leur RIB bancaire…
- coordonnées des employés pour l’élaboration des paies, déclarations sociales, actions sociales, rémunération et emploi, situation familiale, formation…

Pour les employés, stagiaires… : Les informations que nous sommes amenés à recueillir désignent par exemple celles relatives à l’identité (nom, prénom, adresses, numéro de téléphone, adresses e‐ mail…), les parcours professionnels (CV, diplômes, les formations, données payes, les coordonnées bancaires…)

Pour les fournisseurs et les clients : les informations liées à l’identité des chargés d’affaires, des contacts achats (nom, prénom, adresses professionnelles, numéro de téléphone, adresses mail…), les coordonnées bancaires…

Combien de temps conservons nous ces données?

Nous les conservons le temps nécessaire au traitement pour lequel elles sont collectées et dans la limite des prescriptions en vigueur.

D’où viennent ces données?

- des salariés, des employés de nos clients et fournisseurs eux-mêmes.
- des prospects en ce qui concerne la recherche de nouveaux prestataires, sous‐traitants, fournisseurs, de nouveaux clients, de nouveaux employés, de stagiaires…

A qui sont destinées ses données?

- aux organismes de protections sociales (mutuelle, prévoyance, retraite, CPAM…)
- aux institutions publiques de déclarations sociales et fiscales
- aux organismes financiers, aux banques, aux assurances crédits et contentieux
- à nos services internes de BE, production, comptabilité, ressources humaines
- à nos prestataires ou sous-traitants

Pourquoi utilisons-nous ces données?

- Obligations contractuelles, commandes, devis et réalisations de notre activité
- Equilibre des intérêts : agence de cotation ou de crédit afin de vérifier et couvrir les risques de défaillance
- Garantie de la sécurité informatique dans notre entreprise.
- Exercice de nos droits et notre défense en cas de contentieux.
- Règlement des factures
- Etablissement des documents relatifs à la paie, aux actions sociales, aux déclarations obligatoires aux institutions fiscales et sociales, aux organismes bancaires…
- Rémunération des salariés.

L’ensemble du personnel est informé et sensibilisé aux bonnes pratiques de manipulation des données à caractères personnels auxquelles il pourrait avoir accès. Un document « Engagement de confidentialité » est présenté à chaque nouvel employé ainsi que le « recueil de consentement » qui informe les salariés de l’entreprise du traitement de leur propres données.

Actions et documents:

- Collecte et vérification des politiques de nos différents prestataires (Paye, comptabilité, téléphonie, Assurances crédits, banques...)
- Recueil de consentement transmis aux salariés, engagement de confidentialité.
- Complément sur le contrat de travail des nouveaux salariés
- Registre des données personnelles